Почему менеджеры не работают в Битрикс24 и как это исправить

Знакомая картина: компания оплачивает Битрикс24, руководитель открывает CRM — а сделок там почти нет. Менеджеры по-прежнему ведут клиентов в таблицах, блокнотах и мессенджерах, а в CRM заходят, только когда напомнят. Деньги за подписку уходят, а пользы нет.

Дело почти никогда не в самой системе. Обычно мешает одна из причин ниже — или сразу несколько.

1. CRM настроена не под то, как вы продаёте

Стандартная воронка «Новая — В работе — Успешно» не совпадает с реальными шагами продажи. Менеджеру неудобно переводить сделку по этапам, которые ничего не значат, и он перестаёт это делать.

Что сделать: опишите, как сделка проходит путь от заявки до оплаты в вашей компании, и настройте этапы ровно по этому пути. Если у вас разные продукты или каналы продаж, сделайте для них отдельные воронки.

2. Слишком много полей

Чтобы создать сделку, нужно заполнить двадцать полей, половина из которых обязательные. Проще записать клиента в блокнот.

Что сделать: оставьте обязательными только те поля, без которых сделку нельзя вести дальше. Остальное — по желанию или на более поздних этапах.

3. Заявки приходят мимо CRM

Звонки идут на мобильные телефоны менеджеров, письма — в личные ящики, сообщения — в мессенджеры. Чтобы занести всё это в CRM, нужно делать двойную работу.

Что сделать: подключите к Битрикс24 телефонию, почту, формы с сайта и мессенджеры через открытые линии. Тогда обращение сразу становится лидом или сделкой, а менеджеру не нужно ничего переносить вручную.

4. Менеджеру CRM не помогает, а только контролирует

Если система нужна только руководителю для отчётов, менеджеры видят в ней лишнюю обязанность.

Что сделать: дайте CRM работу, которая экономит менеджеру время:

напоминания о звонках и задачах, чтобы клиенты не терялись;
шаблоны коммерческих предложений, счетов и договоров, которые заполняются из карточки;
роботы, которые сами ставят задачи и переводят сделку по этапам;
вся переписка с клиентом в одном месте.

5. Руководитель сам не смотрит в CRM

Если планёрки проходят по таблице в Excel, менеджеры быстро понимают, что CRM можно не вести.

Что сделать: проводите планёрки и разбор сделок прямо в Битрикс24. Когда руководитель смотрит отчёты в CRM, данные в ней начинают появляться сами.

6. Сотрудников не научили

Портал настроили, ссылку разослали — и всё. Каждый разбирается сам, а через неделю бросает.

Что сделать: проведите короткое обучение по ролям: менеджеру — как вести сделку, руководителю — как смотреть отчёты. Запишите две-три короткие инструкции по самым частым действиям.

7. Рядом продолжает жить Excel

Пока старая таблица работает, её будут вести параллельно — или вместо CRM.

Что сделать: перенесите клиентов и открытые сделки в Битрикс24 и договоритесь о дате, после которой таблица больше не используется.

Как понять, что CRM заработала

Через месяц после изменений посмотрите на несколько простых показателей:

все ли новые обращения появляются в CRM как лиды или сделки;
у скольких сделок есть дела и записи за последнюю неделю;
сколько просроченных задач у каждого менеджера;
откуда приходят клиенты — это видно, только если все каналы подключены.

Если цифры растут, команда начала работать в системе.

Если навести порядок самим не получается

Мы помогаем и с новыми порталами, и с теми, где Битрикс24 уже куплен, но им почти не пользуются: разбираемся в текущих настройках, перестраиваем портал под реальную работу и обучаем сотрудников. Мы — партнёр Битрикс24. Оставьте заявку, и мы обсудим вашу ситуацию.