Сотрудник увольняется: чек-лист, какие доступы закрыть в первый день

Сотрудник уходит, а его логины продолжают работать. Через месяц выясняется, что бывший менеджер по-прежнему видит базу клиентов в CRM, получает копии писем или заходит на сервер по VPN. Чаще всего это не злой умысел, а забытые доступы. Но отвечает за утечку компания.

Ниже — порядок действий, который мы рекомендуем клиентам. Его удобно распечатать и пройти по пунктам в последний рабочий день сотрудника.

Когда закрывать доступы

Сотрудник работает до конца последнего дня, поэтому доступы закрывают в конце этого дня — после того, как он сдал дела. Дату и время заранее согласуйте с руководителем и кадровой службой. Если увольнение конфликтное, решение принимает руководитель вместе с юристом.

Главное правило: отключайте, а не удаляйте. Удалённая учётная запись уносит с собой историю писем, файлы и права. Отключённую можно в любой момент просмотреть или передать другому сотруднику.

1. Учётная запись в сети компании

Отключите учётную запись на компьютерах и в домене, если он есть. Не удаляйте её.
Смените пароль и завершите все активные сеансы, включая терминальный сервер.
Уберите сотрудника из групп с особыми правами: администраторы, бухгалтерия, общие папки.

2. Корпоративная почта

Заблокируйте вход в ящик.
Передайте доступ к ящику руководителю или коллеге, чтобы не потерять письма клиентов.
Настройте автоответ с контактами того, кто теперь ведёт дела.
Проверьте и удалите правила пересылки на внешние адреса — это частый способ незаметно получать копии писем.
Удалите ящик не раньше, чем через несколько месяцев, когда станет ясно, что переписка не нужна.

3. 1С

Запретите вход: в карточке пользователя снимите «Вход в программу разрешён».
Завершите сеансы этого пользователя в консоли сервера 1С.
Если сотрудник подключался к 1С удалённо или через веб-клиент, проверьте, что эти пути тоже закрыты.

4. CRM и рабочие сервисы

В Битрикс24 используйте функцию «Уволить» в структуре компании: сотрудник потеряет доступ, а его сделки, задачи и история останутся.
Передайте его клиентов, сделки и задачи другому менеджеру.
Пройдитесь по остальным сервисам: U-ON, сайты и их админки, рекламные кабинеты, маркетплейсы, сервисы рассылок.

5. Удалённый доступ

Отключите VPN-профиль и отзовите сертификат, если он использовался.
Уберите сотрудника из программ удалённого доступа к компьютерам и серверам.
Проверьте, не остался ли у него доступ к домашнему компьютеру, с которого он подключался к работе.

6. Облачные диски и файлы

Передайте владение документами и папками, которые создавал сотрудник, другому человеку.
Отключите общие ссылки на файлы, которые он раздавал.
Проверьте, нет ли рабочих файлов на личных облачных дисках.

7. Общие пароли, которые он знал

Это самый забываемый пункт. Смените пароли, которые знал сотрудник:

Wi-Fi в офисе;
админки сайта, хостинга и домена;
аккаунты компании в соцсетях и на площадках;
доступы к банку, если они были общими;
пароли от роутеров, камер и принтеров.

Если пароли хранятся в корпоративном менеджере паролей, откройте его и посмотрите, к каким записям у сотрудника был доступ.

8. Электронная подпись

Заберите носитель с подписью, если он был выдан компанией.
Если сотрудник подписывал документы своей подписью по машиночитаемой доверенности, отмените эту доверенность.
Проверьте системы, где подпись использовалась: банк-клиент, электронный документооборот, отчётность.

9. Мессенджеры, телефония и техника

Удалите сотрудника из рабочих чатов и назначьте нового администратора каналов, если им был он.
Переназначьте внутренний номер телефона или настройте переадресацию.
Примите ноутбук, телефон, пропуск и носители. Перед сбросом ноутбука сохраните с него рабочие файлы.

В течение недели после увольнения

Посмотрите журналы входов в почту, CRM и на сервер: не было ли попыток зайти под старыми данными.
Обновите документацию: кто теперь за что отвечает и где лежат доступы.
Сохраните список всех закрытых доступов — он пригодится, если возникнут вопросы.

Как сделать, чтобы это занимало 15 минут

Проще всего закрывать доступы, когда известно, какие они есть. Для этого с первого дня работы сотрудника ведите список: какие учётные записи ему выдали, к каким системам и папкам он подключён. Тогда при увольнении остаётся пройти по этому списку.

Мы ведём такой учёт для клиентов на ИТ-аутсорсинге и закрываем доступы уходящего сотрудника в день увольнения. Если хотите, чтобы это перестало быть вашей заботой, оставьте заявку.